月次決算でどこまで正確な経理をするか
榎本幹郎
おはようございます。
川越・ふじみ野・富士見・三芳エリアで活動する公認会計士・税理士の榎本です。
以前月次決算は、できる限り心がけましょうという内容の記事を書きましたが、月次や四半期の経理をする上で、どこまでそれらを正確に行うかといったことが時折議論の俎上にあがります。今日はそのあたりのことについて少し考えてみます。
月次決算をするにはルールを作っておくことが大事
最初慣れない方には、大変ですが、月次決算をしておくことで、以下のようないくつかのメリットがあることは以前お伝えいたしました。
- 年度末にまとめて経理を行うことがなくなる
- 決算業務もかなり圧縮できる
- 毎月の経営状況・財政状態の状況把握ができる
- 税務対策を事前に検討できる
- 納税準備があらかじめ行える
しかし、月次決算については、法律で定められた決算ではないため、遵守しなければならない基準や法令は特に用意されていません。
そのため、基本は年度決算業務をベースにして、会社や事業主の方が自分で決めていく必要があります。
このルールは会社の業種や規模によって様々なので一概に統一のモノは示せませんが例えば次のようなものがあります。
売上や収入面でのルールとしては、見込計上や日割りでの売上計上が考えられます。
建設業やソフトウェアの会社などのように個別受注の業種で、代金変更などが想定されていたり、最終代金が交渉中のため、確定代金がわからない場合には見込で売上計上することがあります。
また、不動産業であれば、発生ベースでの日割り家賃や前受家賃の収益化があるなど。
一方、経費でも同様のことが考えられます。
どちらかというと、収入よりも経費の方が見込や概算計上等の対応が必要なケースが多い印象です。
これは、売上や収入は、ある程度事業主側で把握できてしまうことがありますが、経費については、締め日や計算ロジックが相手に依存することが多くなるからです。
経費でよくあるのが、費用は既に発生しているけど先方からの請求書が未着若しくは遅着のため、金額が確定できないといった場合。
こうした場合は、過去に同様の取引があるのであれば、それを参考に概算で計上するなどの対応が一つ考えられます。
また、経費の発生が多い会社の場合、全てを月次で取り込むのが厳しい場合は、は金額基準を設けいくら以下のモノは、影響が少ないので支払い時に経費計上し、それ以上のモノだけ未払計上するといったルールを作ることが考えられます。
その他には、賞与や退職金等の引当金や減価償却費などの固定的な金額を月割りで計上することもあります。
このように見積もりや概算といった考え方は、発生しものを計上しようという発生主義の発想ですが、すごくシンプルな形としては次の方法もあります。
営業債権や営業債務だけを最低限発生主義で計上し、それ以外のモノは、支払ベースにすることも一つのルールではあります。
実際に、経理の方がお一人でやられている会社様ですと、マンパワー的に足らないので、このような対応をされているところもございます。
月次決算を丁寧に行うメリット
先ほどまで書いたように、会社の状況によってルールは様々ですが、月次決算を可能な限り丁寧に行うことのメリットとしては、年度末決算の予行練習を何度も行うことができ、年度末の業務で漏れや忘れを予防することにつながります。
また、月次で行うことで、決算業務がこなれることで作業スピードのアップにつながり、結果的に決算業務がスムーズに進められることもメリットの一つです。
事業を行っていますと、年度の途中で金融機関からの融資が必要になる事も場合によってはありますが、そうした時も月次決算を正確にしていることで、足元の状況をより正確に金融機関に説明できますので、対外的な情報提供を行う際の情報の新鮮さといった観点からもメリットはあります。
税務調整との関係での留意点
先ほど書きました決算業務の中で一部は、税務調整が必要になるものもあります。
概算計上や引当等は、税務上は損金として認められていませんので、決算時には確定分に洗いがえたり、引当金は取り消す等の対応が必要です。
しかし、この辺りも定期的に発生する項目としてチェックリスト等を作っておくことで、対応が漏れたりすることも防ぐことができます。
まとめ
月次決算は、会社の裁量である程度自由にできますが、可能な限り期末の決算を意識した作業をされておくことで、期末決算に近い体験を毎月経験でき、期末決算時の作業の効率化や漏れの防止につながることもあります。
導入にあたっては、事業主の方だけで大変な場合は、税理士などの専門家を活用し、一緒にルールやチェックリストを作ることで、実際の運用もうまくいきやすくなります。
【子育て日記】
先日、長男と初めてラウンドワンに行き、スポッチャでは大はしゃぎ。3時間パックで十分かと思ったのですが、いざ経過してみるとまだ遊び足りないというダダが始まり一苦労。次回はフリーパックにしないといけないかもしれません。
下の子は、妻が家で仕事するということだったので、一緒にお見送り。自分もいきたいという視線を最後まで送っていたので、次回は連れて行ってあげたいです。
