打ち合わせのフォローアップはなるべく当日中に

おはようございます。

川越・ふじみ野エリアで活動する公認会計士・税理士の榎本です。

先日、お客様との打ち合わせをしてきました。

個人的には、会社員時代も含め、お客様との打ち合わせ内容は、必ずメールで当日か遅くとも翌日以内に議事録としてまとめてコンセンサスをとっています。この辺りの点について今日は掘り下げてみます。

人間は、以前に以下の記事で書きましたが、かなりの速度で忘れていく生き物です。ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスの忘却曲線によれば、人間の記憶は、一日でおよそ7割近い物事を忘れるとされていますので、記憶の良しあしは、人によって差はあるものの、その正確さは時間がたてば必ずあいまいなものになっていきます。

ちなみに、受験勉強の際もこの話を聞き、なるべく早い復習をするようにしていました。復讐は、早くすべきというのにもちゃんとした根拠があるようです。

このように人は忘れるということがありますので、自分はお客様と各種打ち合わせ（月次訪問、個別相談、決算業務、契約等）があった後は、極力時間を確保し、その日のうち（遅くとも翌日）までには、フォローアップを図り、お互いに確認をするようにしています。この結果、記憶がフレッシュなうちに打ち合わせた内容を確認でき、記憶にも定着させることができるようになります。

個人的な性格として、結構せっかちなところがあります。ですので、自分が何かサービスを受ける中でわからないことや確認してほしいことについてはスピードを求めてしまいます。100％でなくても構わないので、何らかのレスをなるべく早くいただければ、そこで相手への信頼が生まれます。

これは人それぞれ考え方があるので何とも言えませんが、自分はスピードはお客様やお仕事をする相手との信頼感を生むエッセンスであると思っています。

気長に何でも待てる人であれば、このようなことはないのでしょうが、自分はなるべく仕事上の質問などはASAP（as soon as possilbe)の気持ちを大事にしています。お客様からいつでもいいよと言われない限りは、なるべく時間をそちらに割いてスピーディに解決することでお客様との信頼関係の構築に努めているので。

とはいっても、スピードだけを重視するあまり、情報があまりに不正確になってしまっては本末転倒なので、その辺はバランスを取りながらの対応にはなります。

どうしても時間がかかることについては、先にその点をお断りして時間をかけて調べ、お客様が求める回答をご用意できるようにはしております。

早めに打ち合わせ内容をフォローすることの一つに相互認識の相違があった場合に、早めにその状況を解消できることがあります。ちょっとした手続きで後戻りができるものであればよいですが、消費税関係の届け出等はある時点を過ぎると適用ができなかったり、遅れてしまうと事案によっては、取り返しの利かないものが出てきますので、そういったことが起こらないように普段から何事もお互いの相互認識は早めに確認し、事実誤認等がないようにすることは心がけています。

また、契約や納税等の場合も金銭の支払いが関係してくるところはどうしてもセンシティブになりやすいので、その辺も特に気を付けています。

いずれにしても、早めのフォローアップをしておくことで相互認識をしっかりとり、何事も後ろ倒しにならず、お互いにことをスムーズに進めていくことができるというメリットがフォローアップを早めにしておくことにはあると思います。

自分が最初に社会人として働きだしたのは、監査法人ですが、そこででのお仕事のお相手は基本的に上場会社の経理や内部統制推進室、内部監査室等の方でしたが、皆さまお忙しい方が多く打ち合わせもそれなりに多かったので、なるべく早く打ち合わせや相談内容のフォローアップを早くしようと心がけていたのが、今につながっています。

レスポンスを受ける相手の方としては、対応が早くて嫌がる方は少ないと思いますので、このスタイルは今後も続けていければと思います。