固定資産は実査で定期的にチェックしよう
榎本幹郎
おはようございます。
川越・ふじみ野エリアで活動する公認会計士・税理士の榎本です。
今日は、固定資産の管理についてアウトプットしてみます。
購入後の固定資産については定期的に現物確認しよう
経理業務の一つに固定資産の管理があります。
ご経験ある方はわかると思いますが、結構手間で大変です。その種類も業種によっていろいろと分かれます。例としていくつかあげてみました。
- 飲食業ー厨房機器、店舗内装、外装
- 小売業－レジ関連機器、店舗内装、大型冷蔵設備、倉庫設備等
- 運輸業ー車両、倉庫設備、車両メンテナンス機器等
- 製造業―製造設備、配管、車両、保管設備等
- 各事業共通ーPC、ソフトウェア機器、事務用設備等
ざっと挙げてみても、様々なものがあり、これらがリースであれば、経理上、支払いを除き特段の管理は不要ですが、購入の場合は基本的に固定資産台帳に計上し、償却資産税の申告であったり、壊れれば修理するなどのアフターメンテナンス業務、それに伴う経理処理、現物の確認といった数々の管理業務が発生します。
その中でも固定資産の現物の管理は、重要な業務の一つです。
事業開始当初は、数も少なく、経理の目の行き届く範囲で管理できますが、事業規模が拡大し、数も増えますと、そうもいきません。
そのような状況になったら、現物の固定資産に管理用のシール等をはり、台帳とは別のエクセルの管理表等と併せて経理がその実在性を確認する必要があります。
というのも、固定資産は使っていますと、必ず消耗し買い替えのタイミングが来ます。
その時に、しっかり管理ができていないとどの固定資産が今回の廃棄や除却の対象なのか把握ができず、経理上適切な処理ができなくなることが出てきます。そうなりますと、自ずと税務上の処理にも影響が出てきます。
それ故、固定資産は購入し、固定資産台帳に記帳して終わりではなく、現物の状態がトレースできるように管理体制を構築しておくことが必要です。
固定資産実査は定期的に実施しよう
先ほど述べた固定資産の現物管理を有効に行うための一つの方法として現物実査が挙げられます。
エクセルなどを使いフローを管理していても、人間何か手違いで、購入時などの計上漏れ、廃棄・除却の際の処理漏れが発生することがあります。
そうなりますと、実際は現物があるのに帳簿に未計上であったり、現物がないのに帳簿に残っているなど実態に合っていないことが出てきます。
このようなことを予防する意味でも1年に1回乃至3年に1回（頻度は会社の規模や固定資産の所有数に応じて柔軟に）程度の頻度で現物と帳簿の整合性を確認しておくことで実態と帳簿にずれが発生することを防ぐことができます。
なお、実施の時期は棚卸資産のように動きが頻繁で、棚卸減耗などが発生するものでもないですし、原価価計算や売上原価の確定に直接
影響を与えるものではないので、決算期末ではなくても特段問題はありません。
ただ、決算に近いタイミングで行えば、除却や交換が必要な資産が実際に洗い出されたりするなどのメリットも出てきます。そして、結果的に除却損を出すことで、税金の圧縮につながることも考えられますので。
まとめ
今回は、固定資産管理において現物の確認が重要な業務の一つであると紹介させていただきました。意外に地味な業務ですが、固定資産を多く持っているお客様では、時折除却の際に帳簿と現物が合わないといった事例を聞きますので、そのあたりをしっかりと事前に整理しておく意味で定期的な現物の確認はしておいた方がよいかと思います。
【子育て日記】
今週から、長男の公文の宿題が算数が2つに増えました。最近は引き算が中心でその前にやった足し算の感が鈍っていたので、ちょうどいいかと。実際、前は簡単にできていたものも少し手が止まることもあったので。
下の子は、帰宅後終始ご機嫌が斜め・・・おやつやご飯を食べているときだけは、気分が落ち着いてくれていましたが。でも、熱はなかったので、ほっとしました(*´ω｀)
