Evernoteの名刺管理ツールを使ってみた

おはようございます。

川越・ふじみ野・富士見・三芳エリアで活動する公認会計士・税理士の榎本です。中々やろうと思っていてできなかった名刺の整理を最近ようやくできましたので、今日はそのあたりについてまとめてみます。

日本では、ビジネスの場で初めてお会いするお客様とは、名刺交換をするのがビジネスマナーの一つというのが、多くの方の共通認識です。

中には、一人でお仕事をされている場合や職業柄名刺をお持ちでない方もいらっしゃいますが、ほとんど多くの方は名刺をお持ちになっており、名刺交換と合わせ、ご挨拶をするのが一般的です。

自分は、名刺については、通常名刺入れに入れて管理し、二口ある場合は、片方に自分の名刺、もう片方にいただいた名刺でよく使うものという形にしています。

しかし、頂いた名刺は、整理をすることも兼ね、定期的に名刺保管用のファイルなどに入れておけばいいのですが、それをさぼってしまうことが多く、気付いたら名刺入れが膨れあがってしまうことが往々にしてあります。

そうすると、名刺入れの見栄えが悪くなり、せっかくの名刺入れがクタクタになってしまい、後悔することがよくあります。

名刺入れをなるべく形をきれいにして持っていたいなと思って何かいい方法がないか調べていたら、Evernoteというメモ管理のアプリに名刺管理ツールがあることを知り、先日、早速使ってみました。

使い方は簡単で、スマホにEvernoteのアプリをダウンロードしたら、あとはEvernoteの中の写メ機能を使って名刺をパシャリと取れば、名刺に書かれている情報がスマホの写真と一緒に取り込まれ、「会社名」、「メールアドレス」、「Tel」等の情報も同時に読み込んでくれますので、名刺入れに名刺を入れておく必要がなくなります。

感覚としては、スマホでレシートを読み込むアプリを使う感じで、写メをとると先ほどの情報を自動で取り込んでくれます。

ただ、名刺によっては、会社名以外にもメッセージなどが書かれている凝ったものがありますが、そういった場合は、会社名や代表者の方の情報を正確に読んでくれなかったりするので、手での修正が必要になります。

読みとり機能の精度がそこまで高くないので、全く手を加えないでよかった名刺はそれほどありませんでしたが、ひとまず読み込んで一度登録してしまえば、スマホでお客様の情報を確認できるので、名刺をわざわざ持ち歩く必要がなくなるという点では、大変助かります。

名刺入れには、自分の名刺だけを入れて、名刺入れの口に余裕を持たせ、形を崩さずに済みますので。

ちなみに、Evernoteには、無料版と有料版がありますが、この名刺管理ツールは有料版(年間5,000円程度）でないと使えないので、有料版で申し込みする必要があります。

スマホでも同様のアプリが使えるので、スマホにもそのアプリを取込み、スマホのアプリを使って先ほどの写メ機能で取り込む形になります。

会計士・税理士という職業柄、様々なお客様とお会いする機会があり、必然と名刺交換も行いますので、お客様から頂く名刺も増えていきます。

そういった中で、データとして名刺が持てるEvernoteの名刺管理ツールは、大変便利かなと個人的には思います。

今後も適宜名刺交換の都度、データで取込名刺入れに余裕を持たせた形で名刺入れの形を崩さないようにしていきたいところです。